Wie zijn we?
Onder ‘Flexfamily’ wordt Flexfamily Business Support B.V. (handelend onder de namen Flex Factory en Fides Facilities) verstaan, Fides Personeelsdiensten B.V. (handelend onder de namen Fides Personeelsdiensten B.V., Flexfactory, Marquette en Marquette Detachering), Seesing Personeel B.V. (handelend onder de namen Seesing Personeel B.V., Seesing Flex en Vast.), Match 4U B.V. (handelend onder de namen Match 4U B.V., Seesing Flex en Vast.), Aelbers Flexibele Personeels Diensten B.V. (handelend onder de namen Aelbers Flexibele Personeelsdiensten B.V. en Aelbers) en aan overige deze onderneming(en) gelieerde ondernemingen. De diverse Flexfamily bedrijven zijn verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Om jou goed van dienst te zijn en om ons werk zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren, verwerkt Flexfamily jouw persoonsgegevens. Wij vinden een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens heel belangrijk. Jouw persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Je kunt erop rekenen dat jouw gegevens bij Flexfamily veilig zijn en dat wij ons houden aan de geldende wettelijke regels.
Waarom hebben we een Privacy Statement?
We hebben in dit Privacy Statement op een rijtje gezet hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens. Je kunt hier lezen welke persoonsgegevens wij van jou verwerken, voor welke doeleinden, wie jouw gegevens mag inzien, hoe wij gegevens bewaren, aan wie wij gegevens doorgeven en welke invloed jij daarop zelf kunt uitoefenen. Jouw belang staat bij ons voorop!
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kunnen worden herleid tot een natuurlijk persoon en dat ben jij. Bij persoonsgegevens kun je denken aan: naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres en biometrische gegevens. Deze gegevens verkrijgen wij van jou als je bijvoorbeeld een formulier invult, een brief of e-mail stuurt, of met ons belt. Ook wanneer je de websites van Flexfamily bezoekt of onze app gebruikt verstrek je ons in sommige gevallen persoonsgegevens. Bijvoorbeeld in de vorm van een IP-adres of een cookie. Je kunt hier meer over lezen in onze cookieverklaring.
Op het moment dat jouw persoonsgegevens door jezelf of door een derde met ons wordt gedeeld, dan verwerken wij deze in een aantal gevallen. De betekenis van het begrip ‘verwerken’ is ruim en houdt onder meer in: verzamelen, opslaan, raadplegen, verwijderen, gebruiken en het verstrekken van gegevens aan derde partijen. Maar ook het wissen of vernietigen valt onder de term ‘verwerken’.
Waarop is dit Privacy Statement van toepassing?
Dit Privacy Statement is van toepassing op alle persoonsgegevens die Flexfamily verwerkt in het kader van haar dienstverlening op geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde wijze.
Van wie verwerken we persoonsgegevens?
Van alle personen met wie we contact hebben, of onze website bezoeken, kunnen we persoonsgegevens verwerken. Dit zijn onder meer (potentiële) uitzendkrachten, gedetacheerden, ZZP-ers en klanten van Flexfamily. Ook verwerken we persoonsgegevens van contactpersonen van onze (potentiële) opdrachtgevers, leveranciers of business partners.
Waarvoor worden jouw persoonsgegevens gebruikt?
Wij mogen persoonsgegevens van jou verwerken als wij daarvoor een wettelijke grondslag hebben.
Deze wettelijke grondslagen zijn:
- Jouw toestemming;
- De verwerking van jouw gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst;
- De verwerking van jouw gegevens is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen;
- De verwerking van jouw gegevens is noodzakelijk ter bestrijding van ernstig gevaar van jouw gezondheid; en
- De verwerking van jouw gegevens is noodzakelijk met het oog op het belang van Flexfamily, waarbij jouw belang niet prevaleert.
Flexfamily verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering. In het algemeen verzamelen en verwerken wij jouw gegevens alleen voor de uitvoering van onze taken als uitzend- en detacheringsbureau, zoals bemiddeling, uitzenden, detachering, bemiddeling van ZZP’ers, werving & selectie, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, salarisadministratie, in- en doorleen, personeelsmanagement of outplacement.
Meer specifiek vragen wij jouw persoonsgegevens voor onder andere de volgende doeleinden:
- Om een werknemers-/werkgeversrelatie of een personeels-/arbeidsbemiddelingsrelatie aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een financiële, personeels-, uren-, verzuim- en/of salarisadministratie te voeren;
- Om een relatie gericht op het verwerven/uitvoeren van opdrachten aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een financiële administratie te voeren;
- Om geschiktheid voor een bepaalde functie of opdracht te beoordelen, beschikbaarheid vast te leggen en jou in contact te brengen met of voor te stellen aan één of meerdere (potentiële) opdrachtgevers en/of relaties;
- Om jou te bemiddelen naar werk, carrière- en/of loopbaanadviezen en/of overige (werkgerelateerde) diensten aan te bieden waaronder onder andere opleidingen, jou in te zetten bij opdrachtgevers, werkzaamheden bij opdrachtgevers te laten verrichten, dan wel om opdrachten voor je te regelen;
- Om met jou, onze opdrachtgever(s) en/of relaties overeenkomsten te kunnen sluiten en deze uit te kunnen voeren en na te kunnen komen;
- Om te informeren over onze dienstverlening en onze overige activiteiten om deze beter te kunnen laten aansluiten op jouw wensen en kwaliteiten (bijvoorbeeld het sturen van een vacature-alert);
- Voor managementdoeleinden en het genereren van managementinformatie en -rapportages, het uitvoeren van marktanalyses, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles en het bevorderen en handhaven van onze kwaliteit en de bedrijfsveiligheid;
- Om toegang te kunnen verlenen tot en gebruik te kunnen laten maken van ons besloten web- en mijnomgevingen, (‘self service’) portals en ons intranet;
- Om de geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen en/of het aanvragen van subsidies en premiekortingen, denk bijvoorbeeld aan de identificatie of het afdragen van belastingen en sociale premies;
- Om wettelijke re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan de opdracht van de overheid om personen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen;
- Om persoonlijke ontwikkeling te bevorderen en stimuleren, jou deel te (kunnen) laten nemen aan (online) trainingen, testen en testresultaten te kunnen genereren;
- Om persoonlijke berichten en speciale aanbiedingen te kunnen sturen die aansluiten op jouw persoonlijke interesses, gebaseerd op de informatie die je met ons hebt gedeeld en de informatie die wij via cookies of vergelijkbare technieken hebben verzameld over jouw gebruik van de websites en social media van Flexfamily;
- Om onze producten en dienstverlening (onder andere via onze website en het besloten web-portaal) te verbeteren of (technische) problemen bij het gebruik van de website of onze diensten op te lossen.
Wij verwerken jouw persoonsgegevens alleen voor de genoemde doeleinden. Wanneer wij gegevens gebruiken voor andere (nauw verwante) doelstellingen, zullen we je hierover nader informeren en de vereiste maatregelen nemen.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Bij inschrijving:
- NAW gegevens, e-mail adres en andere contactgegevens;
- Geboortegegevens, leeftijd, geslacht;
- Curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
- Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die je zelf of via ons hebt gevolgd;
- Gegevens over beschikbaarheid en verlof;
- Pasfoto en video (introductie) - op vrijwillige basis;
- Andere gegevens die van belang kunnen zijn voor de beoordeling van jouw geschiktheid, bijvoorbeeld referenties, getuigschriften of een VOG.
Op het moment dat je voor ons gaat werken/werkt/hebt gewerkt:
- Nationaliteit, BSN-nummer, ID bewijs, werkvergunning;
- Overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie.
Hoe gaan we met jouw persoonsgegevens om?
Zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk. Zo gaan wij met jouw persoonsgegevens om. Hiervoor heeft Flexfamily onder andere een uitgebreid intern beleidsdocument opgesteld. De hoofdlijnen daarvan staan ook in dit privacyreglement.
Beveiliging
Flexfamily doet er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beschermen. Dit doen wij aan de hand van een aantal beveiligingsmaatregelen om onrechtmatig gebruik te voorkomen, zoals het toepassen van toegangsbeheer, firewalls en beveiligde servers, en encryptie van bepaalde typen gegevens. Deze maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd. Naast het beveiligen van systemen vinden wij het belangrijk dat niet iedereen binnen Flexfamily toegang heeft tot jouw gegevens. Onze systemen zijn dusdanig ingericht dat medewerkers alleen díe informatie kunnen zien waarvoor ze zijn geautoriseerd.
Hoelang bewaren we gegevens?
Wij bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor jouw gegevens worden verwerkt en dan wettelijk is toegestaan. Hoelang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per gegeven en per doel verschillend zijn.
Verstrekken aan derden
Wij verstrekken persoonsgegevens uitdrukkelijk niet aan derden, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, indien dit wettelijk verplicht is, wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben of wanneer jij ons hiervoor jouw toestemming hebt gegeven. Flexfamily kan ook verplicht worden persoonsgegevens te verstrekken op basis van wet- of regelgeving, op basis van een uitspraak van een bevoegde rechter, of bij fraude of misbruik. Als dat het geval is verlenen wij onze medewerking.
Doorgeven van jouw gegevens naar landen buiten de Europese Unie
Flexfamily zal gegevens niet doorgeven aan een bedrijf of vestiging in een land buiten de Europese Unie, tenzij daarvoor een modelovereenkomst is gesloten of wanneer je een verklaring hebt getekend waarin je toestemming geeft voor de doorgifte.
Persoonlijk contact met Flexfamily
Veel contacten tussen jou en Flexfamily verlopen telefonisch, via (digitale) formulieren, e-mail, social media, sms of chat. Persoonsgegevens die je daarbij doorgeeft kunnen door ons worden verwerkt. Bijvoorbeeld om vragen te beantwoorden, aanbiedingen te doen of om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren. Wanneer jij ons belt (of wij jou) kunnen we het telefoongesprek opnemen. Dat doen we om onze medewerkers te kunnen trainen, coachen en beoordelen en om de kwaliteit van onze dienstverlening te optimaliseren zodat we jou beter van dienst kunnen zijn.
Op de websites van Flexfamily worden algemene bezoekgegevens zoals de meest bezocht pagina’s bijgehouden. Met deze informatie kunnen we de indeling op onze website verder optimaliseren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie te plaatsen waardoor we onze dienstverlening verder verbeteren. We registreren tevens hoe bezoekers door onze websites klikken. Deze gegevens worden intern opgeslagen en bewerkt en worden gebruikt voor statistische analyses van bezoekgedrag, voor fraudebestrijding en om persoonlijke aanbiedingen te kunnen doen.
Wij maken op deze website gebruik van cookies. Dat doen we om te kijken hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze informatie helpt ons om onze site te verbeteren. Een cookie is een bestand dat op jouw computer wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op onze website kunnen deze cookies worden herkend. Je kunt hier meer over lezen in onze cookieverklaring.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt in voorkomende gevallen het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van jou hebben in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.
Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van je persoonsgegevens sturen naar directie@flexfamily.nl. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op je verzoek.
Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij we aan je verzoek als betrokkene geen of niet volledige uitvoering kunnen geven. We willen je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Over dit privacy statement
Flexfamily kan dit Privacy Statement aanpassen. De laatste wijziging was op 1 mei 2020.
Heb je vragen of opmerkingen over ons Privacy Statement? Maak deze dan per mail kenbaar via directie@flexfamily.nl , of stuur een brief naar:
Flexfamily
Grutbroek 15a
7008 AK Doetinchem
Ter attentie van de directie
